Das Protokoll ist fertig, bevor Sie die Baustelle verlassen.

Ihre Formulare bleiben, wie sie sind. Die Vorlagen werden mit Ihren Feldern, Ihrer Reihenfolge und Ihrem Logo aufgebaut – Ihre Leute füllen dasselbe Protokoll aus wie bisher, nur eben auf dem Gerät.

Ja. Fotos, Notizen, Mängel und Unterschriften werden vollständig offline erfasst – im Rohbau, im Keller, im Technikraum. Sobald wieder Empfang da ist, synchronisiert sich alles von selbst, ohne dass jemand etwas anstoßen muss.

Das Formular sieht aus wie das Papier, das sie kennen: Feld für Feld ausfüllen, Foto dazu, absenden. Es gibt keine Projektstruktur, die jemand pflegen müsste – wer sein Handy bedienen kann, kann auch ein Protokoll erfassen.

Ja, in beide Richtungen. Stammdaten aus Ihrer Datenbank – Objekt, Auftrag, Kunde, Gewerk – stehen im Formular bereits drin, und die ausgefüllten Daten fließen zurück in Ihre Datenbank oder Ihr ERP. Angebunden wird direkt an Ihre bestehende Datenbank, etwa einen MS SQL Server; die Anmeldung läuft auf Wunsch über Ihr Active Directory.

Ja. Pflichtangaben und Plausibilitätsprüfungen werden direkt beim Ausfüllen geprüft, und über hinterlegte Sprunglogik erscheinen nur die Felder, die zur jeweiligen Situation passen. Ein unvollständiges Protokoll kommt so gar nicht erst im Büro an.

Nein. Formulare werden gezielt den Mitarbeitern zugewiesen, die sie ausfüllen sollen. Und welche Daten aus Ihrer Datenbank im Formular erscheinen, lässt sich vom Anwender abhängig machen – jeder sieht das, was zu ihm gehört.

Wo Sie es wollen. Entweder in der Cloud auf Servern in Deutschland oder als On-Premise-Installation auf Ihren eigenen Servern – dann verlässt kein Protokoll Ihr Haus.

Mit einer Standardvorlage können Sie sofort loslegen. Sollen Ihre eigenen Formulare abgebildet oder Ihre Datenbank angebunden werden, richten wir das gemeinsam mit Ihnen ein – wie lange das dauert, hängt vom Umfang Ihrer Formulare ab. Sagen Sie uns, was Sie heute auf Papier ausfüllen, dann nennen wir Ihnen einen realistischen Zeitrahmen.

Fünf ausgefüllte Protokolle pro Monat, mit einem Benutzer und einer Formularvorlage. Die Vorlage ist die Art des Protokolls – zum Beispiel der Bautagesbericht oder das Abnahmeprotokoll; die fünf sind die tatsächlich abgeschlossenen und versendeten Protokolle. Das fertige PDF geht wie gewohnt an alle Beteiligten – gespeichert wird es bei uns aber nicht, ein späterer Zugriff über das Archiv ist in der Basis-Edition also nicht möglich. Wer täglich auf der Baustelle dokumentiert oder im Team arbeitet, ist mit der Premium-Edition richtig; die Grenzen im Einzelnen zeigt der Editionsvergleich.

In der Premium-Edition bleibt jedes abgeschlossene Protokoll 90 Tage im Archiv abrufbar – das deckt den Zeitraum ab, in dem bei Nachträgen, Mängelrügen oder der Abnahme typischerweise Rückfragen entstehen. Danach wird es aus dem Archiv entfernt. Verloren geht dabei nichts: Das unterschriebene PDF liegt seit dem Tag der Erfassung im Postfach aller Beteiligten und kann dort dauerhaft abgelegt werden. Beachten Sie, dass Gewährleistungsfristen am Bau deutlich länger laufen als 90 Tage – wenn Sie über die gesamte Frist selbst auf die Protokolle zugreifen wollen, ist die Ultimate-Edition der richtige Weg: Sie wird auf Ihren eigenen Servern installiert, die Protokolle bleiben in Ihrem Haus und unterliegen keiner Frist von uns. Siehe Editionsvergleich.

Lookup heißt: Die App greift auf Ihre bestehende Datenbank zu. Baustellen, Aufträge, Gewerke und Nachunternehmer stehen im Formular direkt zur Auswahl, statt jedes Mal getippt zu werden. Das verhindert Zahlendreher bei Auftrags- und Objektnummern und ordnet jedes Protokoll automatisch dem richtigen Datensatz zu. Enthalten ist die Funktion in der Ultimate-Edition. Sie setzt einen direkten Zugriff auf Ihre Datenbank voraus und wird deshalb im Rahmen der On-Premise-Installation eingerichtet – siehe Editionsvergleich.